يسجل عليها الباحث كل ما يراه مرتبطا ببحثه من مقروآته في المصادر من كتب و دوريات و غيرهما، أو من مسموعاته من المعنيين من ذوي الإختصاص أو ذوي الخبرة.
ثم يقوم بتصنيفها حسب الموضوعات ضمن حزم، كل حزمة تحمل عنوان موضوعها.
يعدها هكذا تسهيلا للرجوع إليها أثناء صياغة البحث.
و الملف-و هو النوع الثاني-هو دفتر أو مجموعة أوراق بين دفتين تلفهما، فهو الآخر مما يستعمل في جمع المادة العلمية للبحث.
يقسمه الباحث وفق موضوعات بحثه المذكورة في خطة البحث و يدرج تحت كل عنوان ما يراه من مادته.
و يشترط في جمع المادة العلمية للبحث-سواء كانت في بطاقات أو ضمن ملف-ما يلي:
1-ذكر عنوان المصدر:
فإن كان كتابا: ذكر اسمه و اسم مؤلفه-و محققه أو مترجمه إن كانا-، و بيانات طبعه، و رقم جزئه إن كان، و رقم الصفحة أو الصفحات.
و إن كان دورية؛ ذكر عنوان الموضوع المنقول منه، و اسم الكاتب- و المترجم إن كان-، و اسم الدورية و عنوانها، و تاريخ إصدارها، و رقم العدد، و رقم الصفحة أو الصفحات.
و إن كان شخصا من المعنيين: ذكر اسمه كاملا و لقبه العلمي و مجال تخصصه، و عنوانه الكامل.
2-الأمانة في النقل:
بأن ينقل الباحث المادة من المصدر كما هي من غير زيد فيها أو نقص